プライバシーポリシー
人事部人事課における個人情報の取り扱いについて

2007年10月1日  

（2010年9月更新）

人事部人事課では、個人情報保護に関する法令、立教大学個人情報保護規程、立教大学個人情報保護規程施行細則、立教大学個人情報取扱方針（プライバシーポリシー）、その他の規範を遵守し、保有する個人情報の保護に努めるとともに、その管理内容を適宜見直し、改善していきます。
個人情報保護を徹底し、安全に利用できるよう、勤務員の方のご理解とご協力をお願いいたします。 人事部人事課における個人情報の内容および取扱いについては次のとおりです。

1．人事課で取り扱っている個人情報

• 採用時に、履歴書、健康診断書により、採用資格要件の確認、給与格付を行っています。
• 履歴書および基本情報登録整理票により、人事・給与データベースの教職員の基本情報（氏名、生年月日、性別、連絡先住所・電話番号）を作成しています。 また、基本情報登録整理票により、社会保険に係わる基本情報（氏名、生年月日、性別、連絡先住所）を作成します。
• 各種申請および各種届出への対応のために、必要な情報を申請書及び公的書類から取得しています。 各種出張願（出張目的・内容の確認、旅費計算のため）、出校届（長期海外出張者の帰国日確認、教員の長期欠勤者の出校確認等のため）、慶弔休暇・欠勤・遅刻等の願・届書（出勤状況の確認のため）、給与振込依頼書（給与振込口座の設定・確認のため）、扶養控除等申告書（扶養控除内容の管理・登録）、通勤交通費補助金申請書（通勤交通費補助金の算出のため）、年金手帳・雇用保険被保険者証（社会保険関係の管理・登録のため）、海外研究・研究休暇・各種研修報告書（研究・研修における成果の把握のため）、アルバイト・派遣スタッフ申請書（アルバイト・派遣スタッフの使用目的・内容の確認のため）、アルバイト採用予定者一覧（アルバイト採用予定者の情報を把握するため）、住民票（住宅手当支給のため）、戸籍謄本（慶弔見舞金、扶養家族手当等の支給のため－2006年度採用者からは不要としました）等
• 出勤表により、出勤・休暇・遅刻・早退等の確認、時間外勤務時間数の把握、その他出勤状況の把握を行っています。
• 取得した個人情報から各種統計データの作成を行っています。ただし、本人が特定できるような形式とはなっていません
• TA/SA、RAの給与支払い業務および給与支払いに伴う各種問い合わせ・確認作業のため、教務部から学生情報（氏名・生年月日・住所・電話番号）の提供を受けています。

2．個人情報の利用目的

立教学院において個人情報を次の目的のために利用します。

• 勤務員の人事管理業務
• 給与の支給等、税・社会保険納付、福利厚生の各業務
• 業務上の各種通知・連絡
• 各種統計処理・調査に係わる業務
• 立教学院年金に係わる業務
• 財務部における振込口座登録

3．保有個人データの種類

• 基本情報（教職員番号、氏名、住所・連絡先、生年月日）
• 給与支払情報（基本給、扶養家族手当、財形、振込口座等給与情報）
• 人事情報（発令履歴、在職年数、休職・復職情報）
• 賃金台帳（給与支給明細書）
• 源泉徴収簿
• 出勤表
• 個人別ファイル
• 部長会・事務部長会人事資料
• 辞令・委嘱状発行控
• アルバイト・派遣スタッフ契約書

4．業務委託

利用目的の範囲内において、業務上必要な場合は、外部業者に個人情報を提供し、業務の全部、または一部を委託する場合があります。なお、委託業者選定に際しては下記の「人事部委託業者選定基準」に則って選定し、また契約にあたっては立教大学個人情報保護規程施行細則」第9条(業務委託契約書の記載事項）に掲げる事項を契約書に明記することを条件としています。

• 「人事部委託業者選定基準」

個人情報を含む人事部の委託業者選定基準は以下のとおりとする。次の1～4のいずれかに該当し、かつ本学の求める個人情報保護に関する必要事項を全て満たした契約を締結できる業者である（本学の個人情報保護の水準と同等の措置を講じている）こと。

1. 個人情報取り扱いに関する第3者認証（プライバシーマーク、ISMS等）を取得していること。
2. 個人情報取り扱いに関する第3者認証（プライバシーマーク、ISMS等）を近日中に取得見込であること。
3. 本学との間に委託実績があり、過去に問題が生じたことがないこと。
4. その他、特に本学が優秀であると認めた場合。

5．個人情報の第三者提供

人事課では、以下の場合を除き、情報を外部に提供することはありません。

• 監督官庁および法令に基づく場合
  （1）監督官庁（文部科学省、厚生労働省、日本私立学校振興・共済事業団等）に対して、各種調査、私立大学等経常費補助金申請業務のために、氏名、生年月日、最終学歴、給与及び年間総支給額等を提供します。
  その他、法令に基づく場合等、本学個人情報保護規定に合致する場合に、情報提供します。
  （2）立教学院診療所に対して、勤務員が健康診断、診察、検査等を受診するために、勤務員の氏名、住所、性別、生年月日、健康保険証記号・番号（立教学院健康保険組合より）を提供します。
  （3）立教学院健康保険組合に対して、健康保険組合が健康保険法に定める目的に沿って事業を行うため、勤務員の氏名、住所、性別、生年月日等を提供します。
• 団体等
  （1）立教大学教職員組合に対して、新任・退任教職員の氏名を提供します。
  （2）立教大学校友会に対して、永年勤続に該当する勤務員の氏名を提供します。
  なお、団体等に提供を希望しない方は、人事部人事課までお申し出ください。

6．個人情報の開示、訂正

本人から、当該個人情報の開示または訂正の請求が出された場合は、立教大学個人情報保護規程および同施行細則に基づき、開示または訂正を受付けます。

7．個人情報の内容および取扱いに関する問合せ

以上